Kế hoạch tổ chức tết trung thu cho thiếu nhi chuyên nghiệp chi tiết năm 2021

Chia sẻ kế hoạch tổ chức tết trung thu cho thiếu nhi 2021 chi tiết. Tất cả sẽ được tổng hợp dành cho bạn đọc trong bài viết sau đây.

Kế hoạch tổ chức tết trung thu cho thiếu nhi càng chi tiết sẽ càng giúp chúng ta có một đêm hội trăng rằm 2021 thực sự ý nghĩa và ấn tượng. Vậy một bản kế hoạch tổ chức hoàn chỉnh sẽ có những nội dung gì? Đồ Cúng Việt Nam sẽ chia sẻ hoàn chỉnh bản kế hoạch tổ chức trung thu từ A đến Z để bạn đọc tham khảo ngay dưới đây.

Tìm hiểu thêm:

Xác định mục đích tổ chức tết trung thu

Bước đầu tiên trong bản kế hoạch tổ chức tết trung thu cho thiếu nhi đó chính là xác định được mục đích chính của sự kiện. Làm tốt bước 1 sẽ giúp bạn dễ dàng xây dựng hiệu quả các nội dung phía sau của kế hoạch.

Đối với công ty 

Mục đích có thể là thể hiện nét văn hóa đặc trưng, chế độ đãi ngộ của công ty dành cho nhân viên. Hay đơn giản hóa đó là thể hiện sự quan tâm từ cấp lãnh đạo đến toàn thể cán bộ nhân viên và gia đình họ.

Đối với trường học

Tạo một sân chơi lành mạnh, bổ ích cho các em thiếu nhi giúp các em có thêm kiến thức về nét văn hóa truyền thống của dân tộc Việt Nam. Đồng thời sẽ gia tăng sự gắn kết giữa thầy và trò, giữa các em học sinh với nhau.

Đối với phường xã nơi cư trú

Mục đích là thể hiện sự quan tâm của chính quyền địa phương đối với công tác chăm sóc và giáo dục trẻ em Việt Nam. Tạo điều kiện cho các em thiếu nhi có quyền bình đẳng tham gia các hoạt động vui chơi, giải trí lành mạnh, bổ ích nhân ngày tết trung thu.

Ngoài ra còn có rất các tổ chức khác trong xã hội cũng sẽ không thể bỏ qua sự kiện truyền thống đặc sắc này để gia tăng hình ảnh của mình trước công chúng. Mục đích của đêm hội trăng rằm cũng sẽ bám sát vào phương hướng hoạt động của tổ chức đó nhằm tạo hiệu ứng tốt nhất.

Xác định đối tượng và số lượng tham gia sự kiện

Để phục vụ cho các bước kế hoạch tổ chức tết trung thu cho thiếu nhi tiếp theo được suôn sẻ, ban tổ chức sự kiện cần xác định đối tượng tham gia chương trình gồm những ai. Ví dụ như các em thiếu nhi (độ tuổi), học sinh, phụ huynh đi kèm nếu có, khách mời…

>>  Mâm cúng khai trương cửa hàng mới thành lập

Số lượng đối tượng tham dự càng xác định tương đối sẽ giúp cho bạn nắm bắt được quy mô và dự trù kinh phí chính xác. Tránh trường hợp thiếu xót hay lãng phí trong khâu tổ chức. 

Đối với công ty, chúng ta sẽ xác nhận thông tin qua các cán bộ nhân viên. Yêu cầu cung cấp thông tin chính xác số lượng người tham dự, có thể là nhân viên, con cái và người đi kèm khác. Còn đối với trường học, phường, xã thì sẽ dựa theo số liệu thống kê sẵn có.

Lên kế hoạch thời gian và địa điểm tổ chức trung thu

Bước tiếp theo trong bản kế hoạch tổ chức tết trung thu cho thiếu nhi sẽ là xác định thời gian tổ chức và địa điểm diễn ra sự kiện. 

Thời gian tổ chức

Tết thiếu nhi đối tượng tham gia chính là các em thiếu nhi, vậy hãy lấy các em là quỹ đạo chính trong suốt bản kế hoạch tổ chức của chúng ta. Tết trung thu sẽ vào ngày rằm tháng 8 hàng năm, khi trăng tròn vành vạch. Tuy nhiên không phải cứ tổ chức đúng ngày là sẽ tạo hiệu ứng tốt nhất. 

Sự kiện mà vắng khách mời sẽ kém sôi nổi và thú vị. Chúng ta nên khéo léo phân tích để đạt hiệu quả tổ chức tốt nhất. Các em thiếu nhi sẽ thông thường sẽ có lịch học từ thứ 2 đến thứ 6. Việc tổ chức trung thu đúng ngày và trong khoảng thời gian đó chắc chắn sẽ bị rơi rụng ít nhiều người tham dự. Nên tổ chức vào dịp cuối tuần khi các em học sinh và phụ huynh của các em cũng được nghỉ. Đối với các công ty, ban tổ chức có thể tổ chức 1 buổi trưng cầu dân ý dành cho cán bộ nhân viên và lấy ý kiến số đông.

Địa điểm tổ chức

Ngay sau khi xác nhận được số lượng người tham dự, ban tổ chức sự kiện sẽ tìm kiếm địa điểm tổ chức phù hợp. Địa điểm tổ chức phải đáp ứng được tiêu chí: sức chứa, thuận tiện di chuyển, đảm bảo an ninh tốt vì là sự kiện có sự tham dự của trẻ nhỏ, đầy đủ tiện ích dành cho 1 sự kiện có nhiều hoạt động vui chơi như trung thu (sân khấu, hệ thống ánh sáng, âm thanh…)

Bạn có thể lựa chọn tổ chức tiệc ngoài trời hoặc trong nhà, nhiều đơn vị đưa ra chiến lược thu hút khách mời bằng cách lựa chọn địa điểm “check in” sang chảnh, có tiếng. Đây cũng là 1 chiến lược Marketing đạt hiệu quả cao cho các tổ chức, doanh nghiệp.

Lên khung chương trình và dự trù kinh phí

Làm thế nào để có 1 ngày tết Trung thu cho các bé thực sự thu hút, ấn tượng và vui vẻ? Đây sẽ là hoạt động vui chơi có ý nghĩa nhân văn tốt đẹp giúp đơn vị tổ chức xây dựng được hình ảnh của mình đối với 1 nhóm cộng đồng. Để làm được điều này bạn cần lên 1 khung chương trình đặc sắc và nằm trong kinh phí cho phép.

>>  Lễ cúng đổ bê tông cần làm những gì?

Khung chương trình Tết Trung Thu

Cũng giống như các sự kiện thông thường khác, Tết Trung thu cũng cần phân bổ làm 3 phần: mở đầu – phần chính – kết thúc chương trình. Bạn cần có 1 MC dẫn dắt vui nhộn, hoạt ngôn có khả năng hoạt náo suốt chương trình. Kịch bản phải được lên chi tiết từ các trò chơi có thưởng, chương trình ca múa nhạc, chú Cuội chị Hằng, phát phần thưởng cho những em đạt thành tích tốt trong rèn luyện, học tập, phá cỗ…

Dự trù kinh phí tổ chức

Kinh phí tổ chức là một bước quan trọng trong kế hoạch tổ chức tết trung thu cho thiếu nhi mà bất kỳ một đơn vị nào cũng đặc biệt quan tâm. Chương trình có ý tưởng hay tới đâu mà kinh phí nghèo nàn thì không thể thực hiện ý tưởng đó tốt trên 80 – 90% được. Dự trù kinh phí cho mỗi chương trình còn giúp chúng ta cân bằng được lượng chi tiêu, tránh lãng phí ngân sách.

Ban tổ chức cần dự trù được kinh phí tổ chức sát thực tế trên 80%. Nếu quỹ tổ chức không đủ mà chúng ta vẫn muốn có 1 chương trình ý nghĩa, đầy đủ hoạt động vui vẻ cho các em thiếu nhi hãy nghĩ đến phương án kêu gọi sự đóng góp ủng hộ từ các mạnh thường quân. 

Lên bảng kế hoạch phân công công việc cho các bộ phận

Sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp sẽ cần 1 ê kíp chuyên nghiệp. Khâu nhân sự đóng 1 vai trò quan trọng quyết định sự thành công đó. Ban tổ chức cần phân bổ nhân sự phù hợp vào từng vị trí, tập huấn và khi chương trình diễn ra chỉ việc chạy theo đúng kịch bản.

Sau đây sẽ là một mẫu phân bổ bộ phận sự kiện hoàn chỉnh, chuyên nghiệp của Đồ Cúng Việt Nam. Tùy vào quy mô của sự kiện, nguồn nhân sự bạn đọc có thể linh hoạt áp dụng:

Bộ phận điều hành

Những nhân sự có khả năng lãnh đạo, điều phối và giám sát tốt sẽ được phân bổ vào vị trí này. Nhiệm vụ chính của ban điều hành:

– Xây dựng chương trình và điều phối nhân sự

– Vận hành toàn bộ chương trình diễn ra thành công tốt đẹp

– Lên các phương án dự phòng rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện: lượng khách mời quá ít hoặc phát sinh thêm, mất điện, trục trặc âm thanh, ánh sáng, cháy nổ…

Bộ phận ý tưởng và truyền thông

Một sự kiện hay sẽ phải truyền tải được toàn bộ thông điệp của sự kiện đó đến với khán giả. Tết Trung thu là một hoạt động có ý nghĩa thường niên của dân tộc Việt Nam. Sự kiện diễn ra nhằm mục đích nâng cao nhận thức, trách nhiệm, sự quan tâm của gia đình, cộng đồng đối với công tác chăm sóc, bảo vệ và giáo dục trẻ em về truyền thống văn hóa của dân tộc. Đồng thời đảm bảo quyền bình đẳng cho tất cả trẻ em trên đất nước VN được tham gia các hoạt động vui chơi giải trí lành mạnh, không phân biệt giàu – nghèo.

>>  CHI TIẾT: Hướng dẫn cúng thôi nôi cho bé tại nhà

Bộ phận ý tưởng và truyền thông sẽ phải nắm bắt được ý nghĩa thực sự này để hoàn thành tốt nhiệm vụ chính:

– Lên chủ đề hấp dẫn cho sự kiện

– Lên kịch bản chương trình ấn tượng, bám sát chủ đề

– Lên ý tưởng thiết kế, trang trí bố cục

– Truyền thông sự kiện thu hút sự quan tâm và tham gia của cộng đồng

Bộ phận hậu cần

Bộ phận hậu cần sẽ phụ trách thực hiện toàn bộ các ý tưởng trên giấy thành hiện thực. Bộ phận này sẽ được chia thành các nhóm nhỏ hơn, mỗi nhóm sẽ phụ trách thực hiện 1 mảng, ví dụ:

– Mảng thuê địa điểm, MC, các thiết bị, trang phục, các chương trình biểu diễn, quay video, chụp ảnh sự kiện (nếu có)…và giám sát theo sự phân công của ban điều hành

– Mảng mua bán và “setup” phần thưởng, bánh kẹo, đồ uống phục vụ sự kiện

– Mảng thu dọn vệ sinh, trang thiết bị sau sự kiện (nếu có)…

Tổng duyệt chương trình trước khi diễn ra

Kế hoạch tổ chức tết trung thu cho thiếu nhi sẽ diễn ra hoàn hảo hơn nếu có bước này. Cái gì được chuẩn bị trước sẽ luôn tốt hơn. Bạn nên tổng duyệt chương trình ít nhất 1 lần trước sự kiện diễn ra 1 – 2 ngày. Tổng duyệt chương trình sẽ giúp bạn những lợi ích tuyệt vời sau:

– Khớp chương trình, tránh lúng túng khi vào sự kiện chính

– Đánh giá được sự kiện có diễn ra đúng với kịch bản hay không

– Tầm soát được những rủi ro không mong muốn

Tổ chức chương trình và tổng kết đánh giá rút kinh nghiệm

Bao nhiêu công tác chuẩn bị cho kế hoạch tổ chức tết trung thu cho thiếu nhi cuối cùng cũng sẽ được diễn ra. Bộ phận điều hành lúc này sẽ phải phát huy hết khả năng lãnh đạo của mình để sự kiện chạy đúng với kịch bản, thành công tốt đẹp. Lưu ý đây là 1 sự kiện có nhiều trẻ em tham dự nên yếu tố an toàn phải được đặt lên hàng đầu.

Sau khi sự kiện Tết trung thu được diễn ra dù có thành công tốt đẹp hay vẫn còn tồn tại những khuyết điểm, ban tổ chức nên có 1 buổi tổng kết để đưa ra những nhận xét thực tế. Từ buổi tổng kết sẽ có những bài học kinh nghiệm được rút ra để những lần tổ chức sau sẽ thành công hơn nữa.

Trên đây là 7 nội dung chính trong bản kế hoạch tổ chức tết trung thu cho thiếu nhi chuyên nghiệp chi tiết của Đồ Cúng Việt Nam. Trung thu 2021 đang đến rất gần, các công ty, cơ quan tổ chức đã bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện thường niên này. Nếu bạn muốn có 1 ý tưởng hay ấn tượng hãy nhấc máy gọi cho Đồ Cúng Việt Nam. Công ty nhận tư vấn tổ chức sự kiện Trung thu trọn gói, chuyên nghiệp và tiết kiệm chi phí. Hotline tư vấn miễn phí 07.7878.3838.

07.7878.3838